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A first consultation sets the direction for any technical production project. Whether you are planning a trade fair stand, a temporary exhibition space, or a full-scale pavilion, the initial meeting determines how the brief is understood and what resources will be needed. Without proper preparation, the conversation can drift into generalities, and critical details may be missed.

Why the first meeting matters

In our experience coordinating logistics for events like the Geneva Motor Show or ARCOmadrid, the difference between a smooth execution and a rushed one often comes down to the first consultation. It is the moment when the client’s expectations are translated into a technical plan: floor layouts, lighting requirements, material specifications, and installation timelines. A well-prepared client leaves with a clear roadmap; an unprepared one often returns with scope changes that affect the entire schedule.

Documents to have ready

Floor plan or venue layout — Even a rough sketch helps us understand the available space, access points, and load-bearing limits.
Exhibitor list or brand guidelines — If multiple participants are involved, knowing their visual identity and spatial needs avoids conflicts later.
Technical specifications — Power requirements, ceiling height restrictions, floor loading capacity, and any special equipment (e.g., heavy machinery, delicate artworks).
Preferred timeline — Move-in and move-out windows, key milestones, and any fixed deadlines (e.g., press days, VIP openings).

Questions to expect from us

During the consultation, we will ask about the intended visitor flow, the type of lighting required (ambient, accent, or task), and whether the structure needs to be modular for reuse. We also discuss safety regulations specific to the venue — fire resistance, emergency exits, and crowd control. These are not bureaucratic hurdles; they are the basis for a realistic budget and a feasible schedule.

What happens after the meeting

Within a few days, we send a technical proposal that includes a preliminary layout drawing, a list of materials and finishes, a lighting plan, and a phased installation schedule. The proposal also outlines the team structure: project manager, lead carpenter, electrician, and on-site coordinator. At that point, adjustments can be made before any materials are ordered or crews are booked.

This article is part of a series on preparing for technical production projects. The next post covers how to choose a service format that actually fits your event.

Marta Rivas

Coordinadora técnica de proyectos feriales

Más de 12 años gestionando cronogramas de montaje y desmontaje en ferias internacionales. He coordinado equipos en pabellones de hasta 30.000 m², supervisando trazados geométricos, instalaciones eléctricas y logística de materiales. Mi enfoque está en que cada expositor cumpla su ventana horaria sin contratiempos.

Questions Clients Ask Before Starting

Publicado el 12 de marzo de 2025 · 5 min de lectura

Antes de firmar un contrato de montaje para una feria, los clientes suelen hacer las mismas preguntas. No son dudas genéricas: cada una responde a una preocupación real sobre plazos, costes ocultos o coordinación con otros proveedores. Aquí van las más frecuentes y cómo las resolvemos.

¿Quién se encarga de la electricidad y la iluminación?

Es la pregunta número uno. Muchos expositores asumen que el recinto ferial ya tiene todo listo, pero la realidad es que cada stand necesita un plano eléctrico propio. Nosotros incluimos en el servicio la instalación de sistemas de iluminación focalizada LED con temperatura de color ajustable (2700K–4000K) y la conexión a la red del pabellón. También gestionamos los certificados de seguridad exigidos por la normativa local.

¿Qué pasa si un proveedor no llega a tiempo?

Trabajamos con ventanas horarias asignadas a cada proveedor en el cronograma técnico. Si alguien se retrasa, reajustamos el orden de montaje para no perder el turno. En ferias grandes, como la de Hannover, coordinamos hasta 40 proveedores simultáneamente. Llevamos un registro de incidencias en tiempo real y avisamos al cliente antes de que el retraso afecte al plan general.

¿El precio incluye el desmontaje?

Sí, en todos nuestros contratos el desmontaje está incluido desde el día uno. No es un extra opcional. El cronograma de desmontaje se planifica junto con el de montaje, asignando cuadrillas específicas para cada tipo de estructura. Esto evita sorpresas de última hora y asegura que el stand se desaloje dentro del horario permitido por el recinto.

¿Podemos modificar el diseño después de aprobarlo?

Sí, pero con límites. Una vez aprobado el trazado geométrico del plano, cualquier cambio estructural (mover paneles divisorios de carpintería fina, cambiar la ubicación de tomas eléctricas) tiene un coste adicional y puede retrasar la fabricación. Por eso recomendamos una revisión exhaustiva antes de dar el visto bueno final. Ofrecemos una reunión de pre-montaje para resolver dudas sobre el diseño sin prisas.

Estas preguntas no son obstáculos, son señales de que el cliente quiere hacerlo bien. Responderlas con claridad y con ejemplos concretos es lo que marca la diferencia entre un proyecto que fluye y otro que se atasca.